Privacybeleid - Optimise Human Factor

Inhoud

1. Waarom deze privacyverklaring?

https://www.optimise-hf.com/ is een website van Optimise Human Factor B.V. Hier vindt u de privacyverklaring van Optimise Human Factor. Optimise Human Factor is gevestigd te Vught aan de Nieuwstraat 6 (5261 VH)en staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder 83326634. Wij zijn per e-mail te bereiken via info@optimise-hf.com en telefonisch op +31 (0) 73 690 86 69.

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. We leggen onder meer uit waarom we uw gegevens verzamelen, welke wettelijke grondslag hiervoor aanwezig is en welke rechten u heeft.

Wij kunnen onze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen. De huidige privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 27-12-2022.

2. Rechtsgronden

Aan de verwerking van uw gegevens liggen de volgende rechtsgronden ten grondslag:

Toestemming van de persoon/bezoeker voor het verwerken van zijn persoonsgegevens;
Het verwerken is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst;
Het verwerken is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op Human Factor Group rusten;
Het verwerken is noodzakelijk i.v.m. het gerechtvaardigde belang van Optimise Human Factor. Onder het gerechtvaardigde belang wordt verstaan: bestaande klanten na een aankoop te Informeren over soortgelijke, eigen producten of diensten.

De betrokkene het recht heeft de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

3. Redenen waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden

Wij verwerken uw gegevens voor de onderstaande doelen:

Om de overeenkomst met u uit te voeren, verzamelen wij de volgende gegevens: NAW – gegevens, contactgegevens, bankgegevens, telefoonnummer en uw emailadres. Daarnaast verkrijgen wij ook medewerkersgegevens van onze klanten. Ten slotte wordt inhoud van e-mails, contactformulieren, chatberichten en andere communicatie verzameld en opgeslagen. Bij het invullen van het contactformulier wordt eveneens uw naam, telefoonnummer en mailadres verzameld. Ook kunt u er zelf voor kiezen om een review te plaatsen op onze website. In dat geval wordt uw naam (indien u hiervoor kiest) zichtbaar voor anderen.
Indien u hiervoor toestemming geeft, gebruiken wij uw contactgegevens om u een nieuwsbrief/interessante aanbiedingen te sturen per e-mail.
Indien u onze website bezoekt, dan verzamelen wij uw locatiegegevens, IP-adres en overige gegevens die door middel van onze cookies worden verzameld. Uw IP-adres wordt geanonimiseerd. Voor meer informatie hierover verzoeken wij u onze cookiebanner te raadplegen.
Persoonsgegevens van klanten worden gebruikt voor: facturatie, administratie, het kunnen uitvoeren van onze werkzaamheden, het op verzoek en op reguliere basis kunnen versturen van een nieuwsbrief, het kunnen plaatsen van een reactie op onze website, het kunnen afhandelen van klachten, het kunnen bijhouden van informatie over hoe bezoekers onze website gebruiken (o.a. Cookies), om onze website te optimaliseren en te verbeteren en om contact met u te houden ten tijde van het uitvoeren van onze werkzaamheden.

4. Bijzondere categorieën persoonsgegevens

Indien wij bijzondere categorieën persoonsgegevens verwerken moet u hier uitdrukkelijke toestemming voor hebben gegeven. Deze toestemming kunt u altijd intrekken. Bijzondere categorieën persoonsgegevens zijn uw ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische- of biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven beschreven doelen. De persoonsgegevens waarvoor het verwerken noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op Optimise Human Factor en haar website rusten, worden voor een termijn van 7 (zegge: zeven) jaar opgeslagen. Persoonsgegevens, waaronder interne en externe e-mail correspondentie inzake bedrijfsvoering, worden eveneens opgeslagen voor een termijn van 7 (zegge: zeven) jaar.

De persoonsgegevens die worden opgeslagen om onze dienstverlening uit te voeren, worden opgeslagen en bewaard zolang onze overeenkomst met u loopt en wij onze werkzaamheden nog moeten uitvoeren. Zodra deze overeenkomst ten einde is gekomen dan wel vroegtijdig tot een einde is gekomen, zullen de bijbehorende persoonsgegevens uiterlijk nog 6 (zegge: zes) maanden worden bewaard, behoudens de gegevens die langer dienen te worden bewaard vanwege en wettelijk bewaartermijn.

De persoonsgegevens die worden verzameld in verband met de nieuwsbrief, worden bewaard en opgeslagen zolang u ingeschreven staat voor de nieuwsbrief. Indien u zich afmeldt, worden de bijbehorende gegevens dan ook verwijderd.

De bewaartermijn van de persoonsgegevens die worden verzameld door middel van onze cookies, staan vermeld in onze cookiebanner. De persoonsgegevens die worden verzameld om te reageren op en het kunnen afhandelen van klachten worden opgeslagen totdat de klacht is afgehandeld, hierna zullen de bijbehorende gegevens worden verwijderd.

Gegevens die u verstrekt doordat u de website bezoekt, kunnen worden bewaard voor het maken van statistische analyses, waaronder Google Analytics. Deze statistieken worden gebruikt om de diensten te optimaliseren. Zo kunnen wij zien hoe onze bezoekers de website gebruiken en op basis daarvan de website verbeteren. Waar mogelijk, zullen we deze gegevens anonimiseren.

Voor meer informatie over specifieke bewaartermijnen, verzoeken wij u via e-mail contact op te nemen met Optimise Human Factor.

De persoonsgegevens die wij verzamelen in verband met het beantwoorden van vragen via de contactforumlier en dus bijbehorende (inhoud van) mails, bewaren wij uiterlijk 6 (zegge: zes) maanden.

Omdat reviews waardevol zijn voor klanten, bewaren wij een review totdat u ons een verzoek stuurt de betreffende review te verwijderen.

6. Nieuwsbrieven en marketinge-mails

U kunt zich aanmelden voor het ontvangen van interessante aanbiedingen en/of onze nieuwsbrief door de checkbox ‘Ik wil een nieuwsbrief ontvangen’ aan te vinken bij het invullen van het contactformulier. U kunt zich op ieder moment weer afmelden voor deze mailings. Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bewaard zolang u de betreffende nieuwsbrieven wenst te ontvangen.

7. Cookies

Op onze website maken wij gebruik van cookies. Wat zijn cookies? Een cookie is een klein bestandje dat door een website op uw computer wordt geplaatst. Als wij het in onze privacy- en cookieverklaring over cookies hebben, bedoelen we daarmee ook vergelijkbare technieken zoals pixels.

Elke keer wanneer u onze website bezoekt, verzamelt een cookie technische informatie zoals via welke website u op deze website terecht bent gekomen. Deze website kan cookies gebruiken om bezoekers te voorzien van afgestemde informatie, om informatie te verzamelen, en om de bezoeker te volgen tijdens het bezoek aan de website. Dit helpt ons om een goede gebruikservaring aan u te kunnen leveren.

8. Google Analytics

Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers de Website gebruiken en hoe effectief onze advertenties bij Google-zoekresultaatpagina’s zijn. Deze kennis gebruiken wij om onze website te verbeteren. Bij Google Analytics wordt de informatie zo goed mogelijk geanonimiseerd. De verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacy beleid van Google voor meer informatie: https://policies.google.com/privacy?hl=nl.

Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan ons te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

9. Verwijzing naar andere websites

Deze privacyverklaring is alleen van toepassing op onze website.

Het kan zo zijn dat onze website links bevat naar andere websites die wij niet beheren en/of niet in eigendom hebben. Indien u door het klikken op deze link op een andere website terecht bent gekomen, geldt de privacyverklaring van die website. Wij zijn op geen enkele manier aansprakelijk of verantwoordelijk voor deze website of voor de privacyverklaring op deze website. Wij raden u dan ook aan om bij bezoek van deze website hun privacyverklaring goed door te lezen, voordat u verder gaat op hun website.

10. Delen van persoonsgegevens met andere partijen

Uw persoonsgegevens worden ook verwerkt door bedrijven die wij inschakelen voor de uitvoering van de overeenkomst, of bedrijven die op een andere wijze werkzaamheden voor ons verrichten. De wet noemt deze bedrijven ‘verwerkers’. De verwerkers handelen onder onze verantwoordelijkheid en mogen uw persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken. Ook mogen zij geen eigen verwerkingen uitvoeren op uw persoonsgegevens. U kunt hierbij denken aan de volgende verwerkers:

Het webhostingbedrijf die de website beheert en verzorgt;
E-maildienstverlener;
Logistieke partners;
Boekhouder.

Ter uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de overeenkomst kan het voorkomen dat Human Factor Group gebruik maakt van derden waaraan zij (een onderdeel) van het werk uitbesteedt. In dit kader kunnen er tussen beide partijen persoonsgegevens worden gedeeld.

Ook zullen uw persoonsgegevens worden gedeeld met derden als wij op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak gehouden zijn om uw persoonsgegevens door te geven aan bevoegde instanties.

Wij verkrijgen uw persoonsgegevens ook via derden, namelijk via onze eigen klanten verkrijgen wij persoonsgegevens van hun medewerkers. Dergelijke gegevens worden enkel verzameld ter uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de opdracht. Welke gegevens er in dat geval worden verzameld hangt af van de opdracht zelf. Deze gegevens worden verzameld zodat Human Factor Group haar werkzaamheden kan uitvoeren en bijvoorbeeld voor verschillende analyses indien hier om wordt gevraagd. Hiervoor gelden de bewaartermijnen zoals hierboven beschreven.

11. Automatische besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Dit is voor onze dienstverlening niet nodig.

12. Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Onze website heeft een SSL-certificaat, waardoor de gegevens over een beveiligde verbinding verstuurd worden. Daarnaast wordt er enkel gewerkt via beveiligde sharepoints.

Uw persoonsgegevens worden opgeslagen op een server binnen Nederland.

13. Uw privacyrechten

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft u een aantal rechten. U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering of beperking van het verwerken van uw persoonsgegevens. Onder bepaalde omstandigheden heeft u ook recht op overdraagbaarheid van gegevens en het recht van bezwaar. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens kunt u meer informatie vinden over wanneer het mogelijk is één of meer van deze rechten uit te oefenen.

Als u van één of meer van deze rechten gebruik wilt maken of indien u vragen heeft over deze privacyverklaring, dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@optimise-hf.com telefonisch via +31 (0) 73 690 86 69.

Los van bovenstaande rechten, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.